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Archiviazione documenti
Il documento, digitale o cartaceo che sia, ha in azienda una grande importanza per la rilevanza che oggi ha assunto la conoscenza dell’informazione e la sua condivisione.
Tutte le imprese sono sommerse da montagne di documenti cartacei, hanno l’esigenza di ottimizzare gli
spazi, il bisogno di rendere più rapida e agevole la consultazione dei documenti, la necessità di sfruttare
maggiormente la conoscenza aziendale, unitamente all’obbligo di ottemperare a requisiti legali di
conservazione.
Space One, in qualità di partner della Archivist srl, può ottemperare a queste esigenze offrendo ai suoi clienti la soluzione per la gestione dei documenti, Archivist®, lo strumento di lavoro che permette di seguire tutto il ciclo di vita del documento con semplicità, usabilità, rapidità ed efficienza, gestendo aspetti quali la scansione, l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei contenuti tra più utenti .
Attraverso le soluzioni Archivist® e Archibox® è possibile trattare non solo le informazioni strutturate, contenute nelle banche dati gestite dai sistemi centrali, ma anche informazioni costituite da fax e corrispondenza, da formulari e moduli compilati a mano, da leggi e procedure di riferimento, da pratiche voluminose contenute in vecchi faldoni, da fotograie, disegni catastali o microfilm. A queste poi si devono aggiungere i messaggi di posta elettronica ed i contenuti Web, quali documenti, informazioni e pagine Internet, che devono essere ricercati, rielaborati e trasmessi attraverso la rete.
L’unico servizio di
archiviazione brevettato
Servizio di Archiviazione elettronica
documentale a valenza legale e sostitutiva
del cartaceo, a piccoli canoni mensili
onnicomprensivi e detraibili fiscalmente.
Hardware, server fornito in comodato gratuito dedicato a contenere gli archivi
(Brevetto ArchiBox®).
Software specifico di Archiviazione (Archivist®) comprensivo di moduli di integrazione necessari a creare le integrazioni con gli applicativi presenti in azienda.
Vantaggi del Document Management
- Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato,
- Nessun problema di manutenzione ordinaria (aggiornamenti effettuati online dalla sede Archivist)
- Nessun limite di utenza e/o di funzionalità
- Nessun vincolo temporale di impegni, in qualsiasi momento può essere sospeso e disdetto il contratto di utilizzo del servizio
- Livelli di sicurezza multipli
- Criptazione dei dati per evitare un fraudolento utilizzo derivante da attacchi esterni e divieto di accesso ai dati del cliente alla stessa società Archivist srl
- Back up in locale e presso sede Archivist srl
- Utilizzo immediato del sistema e della soluzione
- Aggiornamenti del software inclusi nel canone, nessun costo aggiuntivo
- Velocità ricerca
- Storia del documento
- Documenti precedenti e successivi
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